人工知能が企業のバックオフィスへの参入を加速

人工知能は、あらゆる種類の企業のバックオフィスに大きく浸透しつつあります。バックオフィスは、ビジネスの顧客対応の側面をサポートするビジネス運営の領域です。財務と会計、人事、サプライチェーンと物流、ITとサポート技術など、ビジネスが円滑に運営されるために必要なさまざまな部分を扱います。バックオフィスで起こることは、顧客と直接関係することはありません。これには、調査、領収書と支払いの手配、施設管理など、あらゆるものが含まれます。ここでは、運用に関わる人間の活動とビジネス プロセスの大部分を、スマートな AI 対応のテクノロジーとシステムを通じて改善し、加速することができます。

注文から入金までのプロセスを改善する

AI によって改善できる領域の 1 つは、注文から入金までのプロセスです。このプロセスには、顧客が注文した時点から支払いを受領する時点までのすべての側面が含まれます。支払いを受け入れる企業では、請求書を作成して発行する必要があり、請求書は発行、送信、受信、処理される必要があります。このプロセスには、支払い関連のシステムと売掛金関連のプロセスとシステムの両方が含まれます。驚くべきことに、今日でも多くの企業が紙の請求書を送っています。 AI ベースの売掛金テクノロジーは、企業が期日どおりに支払いを受けられるようにするのに役立ちます。 AI は、企業が提供する製品やサービスが無駄にならないようにするのにも役立ちます。

紙の請求書には、郵便番号や住所が間違っていたり、郵送物が時間どおりに送られていなかったりするなど、誤りや矛盾、情報の欠落がたくさんある場合があります。注文から入金までの AI サービスは、企業がエラーを修正し、予定通りに支払いを受けられるように物事を軌道に乗せるのに役立ちます。これらのインテリジェント システムは、紛争の解決、払い戻しリクエストの確認と処理、発生する可能性のある問題の特定に役立ちます。 AI システムは取引や文書内のパターンや異常を識別できるため、事例を調べて分析し、請求書や課金のエラーを削減するのに役立ちます。

AI システムは、単に支払いを処理して受け取るだけでなく、対象顧客を特定することもできます。インテリジェント システムは、誰が期日通りに支払いをするのか、誰が頻繁に購入するのか、誰が特定の種類の製品を購入するのかを識別できます。この情報を使用して、企業はこれらの顧客向けにカスタマイズされたインセンティブを開発できます。機械学習を活用した分析は、製品で発生している可能性のある問題を特定するのにも役立ち、そこから反応のない顧客や不満のある顧客との会話を開始して、関係者全員にとってプロセスをスムーズにするのに役立ちます。人間の従業員が対応する場合、こうしたことは少し面倒かもしれませんが、AI を使用すると、一貫して快適な口調で顧客体験を向上させることができます。

企業では電子決済の利用が増えており、これにより多くの紙の問題が解決されています。このような場合でも、AI ベースのシステムはバックオフィスのプロセスに役立ちます。 AI システムは、企業が顧客を監視し、支払いがタイムリーに処理されるようにするのに役立ちます。 AI はプロセス全体を追跡し、企業が時間どおりに支払いを受け取れるようにします。これは、常に変化する顧客や支払者に対応する政府機関や病院などの大規模な組織にとって特に役立ちます。

購買プロセスを改善するための調達

AI がバックオフィス業務に革命をもたらしている 2 番目の主要分野は、調達から支払いまでのシステムとプロセスです。企業は、オフィス機器から製造資材、その他さまざまな品目に至るまで、多数の品目を購入または調達する必要があります。 AI システムは、企業が製品やサービスを調達して支払うプロセスを高速化し、効率性と信頼性を高めると同時に、プロセスが企業要件や規制要件に準拠していることを保証します。 AI を活用したソフトウェア ツールは、異常の検出、調達システムを強化するための関連データの識別、適切な担当者への調達プロジェクトの割り当てと承認、調達プロセスの高速化に役立ちます。 AI は、社内のソーシングおよび調達プロセスを効率的でコスト効率の高い運用に変換するのに役立ちます。これにより、ボトルネックを削減または排除し、大量購入割引の機会を特定し、部門間で購入を統合し、無駄、詐欺、乱用を削減し、調達をさまざまな規則や規制に準拠させることができます。

これらの AI システムが職場にさらに深く統合されるにつれて、時間の経過とともに学習し、舞台裏でパーソナライズされたインテリジェントな力となるでしょう。スマートな調達システムは、典型的な注文の特徴を学習し、特定の企業や組織においてどのような注文が典型的で、どのような注文が典型的でないかを理解できます。これにより、人間の洞察力によるその他のエラーが防止され、人間が見逃していることに気付かない可能性のあるものを検出できます。これらのアプリケーションは、複雑な調達要件を持つ大規模な組織に特に役立ちます。多数のさまざまな製品やサービスを購入する必要がある組織は、調達プロセスを継続的に監視できるインテリジェント システムの恩恵を受けることができます。 AI システムのパターン認識能力は、いつ購入すべきか、どのアイテムが不足しているか、またはあまり使用されていないかを特定し、業務を効率化するのに役立ちます。

人工知能がプロセス自動化をよりスマートにする

AI システムは、人間の認知能力の要素を必要とする反復的なタスクを実行するのにも優れています。反復的なタスクやワークフローを自動化するツール (悪名高いロボット プロセス自動化ツールなど) も企業に大きく浸透していますが、ドキュメントを理解したり、ボイスメールを聞いたり、会話型インターフェイスを使用して顧客とやり取りしたり、予測的な意思決定を使用したりする機能を追加することで、これらの自動化ツールはさらにスマートになります。

企業は、人間の認知能力を必要とし、面倒で時間のかかるタスクを AI や機械学習システムで実行したいと考えています。以前は、人間が誰かに電話して、請求書や料金が支払われなかった理由を突き止め、消費者と協力して問題を解決しようとしていましたが、これらの戦術やアプローチはしばしば侵入的であり、相手側は単に電話に出ないだけで簡単に対処できました。 AI は、ビジネスにおける債権回収の方法を変えるのに役立ち、また、不正確な記録、間違った名前、古い情報などの一般的な問題を解決し、プロセスを合理化することもできます。 AI は、売掛金の回収の可能性を高めるために個人や組織に連絡する最適な方法を学習するのにも役立ちます。

同様に、AI は、特に規制が厳しく、文書を細かく管理する必要がある業界では、コンプライアンスを向上させます。 AI により、これらの企業や組織は、常に変化する要件や社内で運用されるさまざまな環境において、コンプライアンス要件を満たすことができます。 AI は、システムの自動モデレーションを実行したり、会社のポリシーに違反する可能性のある会話にフラグを付けてフィルタリングしたりできます。 AI は自然言語の認識機能も活用して従業員、サプライヤー、顧客、パートナーと対話し、業務の改善とコンプライアンスの促進を実現します。

AI の分析機能は、企業データの調査とレビューに役立ち、記録を自動的にマイニングして自動的に洞察を提供することで、干し草の山から針を見つけるような情報を提供します。スマートな AI ベースのシステムは、バックオフィス チャネルを検索し、従業員と企業ネットワーク全体の運用を監視することで、人材管理にも役立ちます。 AI システムは、従業員の関与、やり取り、行動を注意深く監視し、組織への悪影響を防ぐために標準と会社のルールが遵守されていることを確認します。これらの AI システムは、チャットボットやその他の社内サポートを通じて従業員をサポートすることで、従業員の効率向上にも役立ちます。従業員中心のセルフサービス チャットボットは、人事関連の問い合わせや IT サポートの支援を提供し、非常に価値があることが証明されています。これらの分野での AI による自己管理により、過度の時間の浪費が削減され、より早く仕事に戻ることができるようになります。

人工知能システムは急速に企業のバックオフィス環境に不可欠な要素となりつつあり、特に大規模な多国籍企業において、バックオフィスのスタッフの負担を大幅に軽減できる拡張アシスタントとして機能します。 AI は、これまで非常に重要だが価値の低い人間の活動を大量に必要としていた分野に、切望されていた効率化と自動化をもたらしています。