レノボグループが従業員の払い戻しの内部監査を実施できるようRPAロボットを導入

数万人の従業員を抱える大企業にとって、従業員の払い戻しに関する内部監査の難しさは想像に難くありません。幸いなことに、RPA テクノロジーの成熟と広範な応用により、この問題に対する新たな解決策が生まれました。

レノボグループはその先駆者の1つです。世界をリードするテクノロジー企業として、レノボグループは最初にインテリジェント変革戦略を提案し、RPA内部監査ロボットの構築に成功しました。また、OCRなどのインテリジェント技術とインテリジェントセルフサービス対話ロボットを組み合わせて、内部監査プロセスにおける電子請求書の自動ダウンロード、検証、マーキングを実現し、内部監査レポートを自動的に発行しました。その中で、RPAロボットは自動検査や自動発注を行うことができ、システム異常による業務への影響を最小限に抑え、従業員の精算の内部監査のための「減算」を行うことができます。

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謎を解き明かし、監査の課題に立ち向かう

現在、監査業務では、プロセスの自動化を実現するために RPA が緊急に必要とされています。理由は何ですか？具体的には、世界的なデジタル変革のトレンドにより、多くの企業がインフラストラクチャの購入、構築、維持にかかるコストを節約しながらオフィスの効率を向上させるために SaaS モデルの採用を選択しています。

しかし、このモデルでは、企業ユーザーは通常、サービスプロバイダーの API インターフェースに直接アクセスしてデータベースに接続し、基本データを取得することはできません。その結果、内部監査などの基本データの使用が必要なタスクの利便性が制限されます。世界有数のテクノロジー企業である Lenovo Group は、従業員の経費精算プラットフォームとして Workday を使用しています。従業員の経費精算の内部監査中、監査人はサービス プロバイダーのデータベースに接続できなかったため、手動で Workday にログインして経費レポートと電子請求書をダウンロードし、整合性チェックを実施して最終的に内部監査レポートを発行する必要がありました。

要約すると、次の困難を解決する必要があります。

大量の経費報告書と電子請求書を手動でダウンロードする必要があり、これは面倒で繰り返しが多く、監査人の時間と労力を大量に消費します。

長期にわたる手動操作は従業員の疲労につながり、操作エラーが発生しやすくなり、内部監査レポートのデータ精度に影響を与える可能性があります。

手動操作では内部監査サイクルが長くなり、企業は潜在的な財務リスクにさらされることになります。

内部監査業務における上記のような問題点に直面したレノボは、社内での議論や業界との意見交換に基づき、RPA テクノロジーを通じてこれらの問題点を解決することを決定しました。

インテリジェントで自動化された内部監査を実現するための合理的な導入

Lenovo グループの RPA 導入プロセスは非常にスムーズで、償還監査ロボットの開発と導入は 50 日以内に完了しました。導入後、Lenovo グループの従業員経費精算内部監査ロボットは経費報告書、請求書のダウンロード、検証などのタスクを自動的に完了します。

では、実装後の結果はどうでしょうか?主に2つの観点から:

経済的な利益は目に見えている

Lenovo グループのグローバル内部監査部門は、N 年間にわたる N 人の従業員の経費精算記録を定期的かつランダムにチェックします。これには平均 N 件の経費報告書と複数の請求書が含まれます。従来の手動内部監査モデルでは、経費報告書と請求書の手動ダウンロードと検証を完了するために、会社は 3 人の従業員が毎月少なくとも 5 日間を費やす必要があります。 RPA を導入した後、ロボットは同じ作業負荷を 5 時間で完了できるようになり、年間約 1,500 時間の人件費を節約できます。

ワークフローの改善

同時に、ロボットの支援により、内部監査レポートは以前のスケジュールより 4 日早く、87% 速く発行され、エラー率が極めて低く、内部監査レポート データの正確性が確保され、内部監査を通じて企業が事前に財務リスクを回避し、潜在的な財務損失を減らすのに大きな役割を果たしています。

さらに、レノボグループの従業員経費精算内部監査ロボットは、日常業務において自動検査機能も実行でき、エラーが発生すると、開発者や運用保守担当者にエラーを報告して早期警告を発します。このようにして、関係者は問題を迅速かつ的確に、高い効率で処理することができます。

全体として、従業員経費精算内部監査ロボットは、Lenovo グループ内で有能なデジタル従業員になりました。Workday に自動的にログインし、ナビゲートし、クエリ条件を入力し、ページにジャンプし、経費レポートやその他の重要なリンクをダウンロードできるため、最終的にはオンライン経費内部監査タスクを効率的に完了するのに役立ち、プロセスはスムーズで、手動の関与が大幅に削減されます。

インテリジェントな探索、レノボの経験共有

この場合、インテリジェントな内部監査を構築した Lenovo グループの経験は学ぶ価値があります。レノボは、RPA ロボットに加え、独自に開発した OCR 技術を経費精算の内部監査にも適用しています。 OCR の助けを借りて、電子請求書の請求書番号、サービス名、日付などの重要な情報を自動的に識別し、経費報告書と照合して検証することができます。照合が成功したかどうかに関係なく、それに応じてマークされ、対応する経費報告書番号と請求書番号が記録され、手動で確認することができます。

さらに、RPAと会話型ロボット「IT Robbie」の組み合わせは、現在人気の応用モデルです。 Lenovo 自体にも、従業員に IT セルフサービスを提供するインテリジェントなセルフサービス会話型ロボットである独自の IT Robbie があります。これを基に、チームは RPA と IT Robbie テクノロジーを結び付け、ビジネス従業員が RPA ロボットを効率的に使用できるようにしました。

もちろん、RPA の具体的な実装は、導入されるビジネスによって異なります。ただし、全体的な展開のアイデアは依然として一般的です。レノボ・グループのグローバルITオペレーション担当ディレクターであるQiu Wen氏は、「RPAとAIOpsテクノロジーの組み合わせにより、レノボ・グループは従業員経費精算監査プロセスのための高度なソリューションを手に入れました。精算監査の問題点を解決するだけでなく、RPAと自社開発のAIOps製品の連携により、ユーザーエクスペリエンスが向上し、効率が向上し、2つよりもはるかに大きな1+1の連携効果が得られます。より多くの企業が当社の導入経験から恩恵を受け、実際のビジネスでデジタルトランスフォーメーションを真に実現できることを願っています」と述べています。