AI を活用して経費管理におけるバイアス問題を解決する方法

新型コロナウイルス感染症のパンデミックによってもたらされた変化の中で、組織の業務が在宅勤務からリモートワークへと移行したことは、間違いなく最も重要な変化の一つです。この期間中、従業員の出張費は予想通り大幅に減少しましたが、リモートワークにより、従業員の支出にまったく新しいカテゴリが生まれました。

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AppZenの調査によると、在宅勤務をしている英国の従業員の93%がパンデミックの影響で経費の変化を経験したという。この変更により、在宅勤務する従業員の数が増加し、従業員の自宅のインターネット料金は 57% 増加し、電気とガスの料金は 50% 増加しました。

しかし、リモートで働く人の数が大幅に増加しているにもかかわらず、それに応じて払い戻し費用が大幅に増加していないのは、やや驚きです。在宅勤務中の従業員の総経費はパンデミック中に69%から75%に増加しましたが、予想ほど大きな増加ではありませんでした。

AppZen の調査では、経費の増加が抑えられている理由と、組織が改善する必要のあるいくつかの領域が明らかになりました。

報告書では、在宅勤務する従業員のコストは予想ほど高くなかったと指摘しており、その理由の1つは、従業員の中には新たな種類の経費の払い戻しを請求することに不安を感じている人もいるためだという。これは多くの組織における規模の不足に関係していると考えられます。 2020 年に経費ポリシーを更新した組織は半数のみで、残りの半数の従業員はどの経費が払い戻されるのか混乱していました。

さらに、一部の組織の経費ポリシーは柔軟性に欠けており、経費が完全に合理的な場合でも従業員が請求できる項目の種類が制限されているため、従業員の不満につながる可能性があります。

リモートワーカーには、従来のような交通費はかからないものの、机やオフィスチェア、モニターなどの購入といった一時的な投資費用や、インターネット利用料や光熱費、育児費用の増加といった継続的な費用など、新たな業務関連費用が発生しています。

組織は、変化する作業環境に適応するために経費ポリシーを迅速に調整する必要があります。新しい政策は明確かつ公正で、迅速に実施されなければならない。 AI ベースの自動化ソフトウェアを使用すると、組織全体にわたる特定のルールを実装し、偏見を排除することで、この問題に対処できます。このようなシステムにより、すべての従業員のすべての経費が平等に扱われ、迅速に処理されることが保証されます。

更新された経費ポリシーにより、従業員に明確な説明が提供されます。調査によると、経費ポリシーを更新した組織では、従業員の 83% が在宅勤務に関連する経費を組織が負担していると回答したのに対し、経費ポリシーを更新しなかった企業では、在宅勤務に関連する経費が負担されていると回答した従業員はわずか 29% でした。

従業員は公平に扱われていると感じる必要がある

組織間でテレワーク経費の額が異なるだけでなく、同じ組織内でも従業員間で差異があります。調査によると、組織の上級従業員やパンデミック前から在宅勤務をしていたスタッフは、より多くの経費を請求していることがわかりました。管理職は、在宅勤務に対して、通常の従業員よりも大幅に高い報酬を受け取ります。これは、多くの上級従業員（事業主/ビジネス パートナーの 42%、営業マネージャーの 37%）がパンデミック以前からすでに在宅勤務をしていたため、どの経費が払い戻し可能で、どのように申請すればよいかをよく理解しているためと考えられます。しかし、多くの組織が適応と最新のポリシーの提供に遅れているため、在宅勤務に慣れていない従業員にとっては、多くの混乱と不確実性が生じています。

従業員が請求した業務関連経費のほとんどは払い戻されます。また、組織の幹部は会社から支給されたクレジットカードや経費口座を持っている場合があります。つまり、低所得の従業員はまず自分で経費を支払い、その後組織が払い戻しするかどうかを決定することになりますが、高所得の役員にはそのような影響はありません。 Trinet の調査によると、払い戻しが頻繁に困難な組織では、従業員の 71% が新しい雇用を求める可能性が高いことが示されています。これは、使いやすく、理解しやすい経費処理機能の必要性を浮き彫りにします。

さらに、女性従業員（59%）は男性従業員（80%）よりもリモートワークに関連する経費の払い戻しを請求する可能性が低いです。これには、女性はリモートワークに関連する費用が少ない教育や医療などの業界で働く可能性が高いことや、経費が払い戻されることが多い管理職に就く可能性が低いことなど、さまざまな要因が考えられます。さらに、この違いは、女性が払い戻しを申請する意欲が低いことに起因している可能性もあります。また、オールスターの調査によると、全体的に見て、女性従業員が要求する経費精算額は男性従業員の半分以下だという。

もう一つの興味深い分野は育児費用です。多くの学校が閉鎖される原因となったパンデミックのため、働く親が在宅勤務を余儀なくされ、自宅で子供の世話ができるにもかかわらず、育児費用の請求は増加していない。実際、自分の組織が育児費用を考慮に入れていると主張した回答者はわずか 19% でした。オックスフォード大学、ケンブリッジ大学、チューリッヒ大学が共同で発表した研究報告書によると、英国、ドイツ、米国の女性従業員は、同様の収入の男性従業員よりも育児や家庭教育の補助金を多く受け取っている。当然ながら、女性の方が育児支援費用の不足を強く感じている。

経費管理における人工知能の応用

AI を活用した経費管理システムにより、組織は経費の払い戻しを手動で処理する手間から解放されます。自動化を使用して一貫したルールとポリシーを適用することで、逸脱や不一致を排除し、従業員の経費請求の処理速度を大幅に向上させることができます。

人工知能技術はこの分野に非常に適しています。これは、AI があらゆるもの (すべての取引とすべての注文を含む) を精査し、事前に定義されたルールに従ってすべての払い戻し項目を確認できるためです。 AI は、目にするものすべてにアクセスして確認し、各トランザクションを個別にではなくコンテキスト内で確認できるため、多数の異なるユーザーや組織にわたって問題のあるパターンを特定するために使用できます。

このようなシステムにより、組織は特定のポリシーに基づいて独自のルールと意思決定基準を開発できるようになり、変化する状況に迅速に適応し、組織のポリシーを実施できるようになります。

結論は

2020 年、人々の働き方は前例のない劇的な変化を遂げましたが、多くの場合、従来の組織はこれらの変化に対応できていません。経費管理もそのような分野の一つです。

最新のポリシーに関する効果的なコミュニケーションが不足しているため。優遇措置を受けている役員とその他の従業員の間には依然として不均衡があり、これらすべての要因は対処して是正しなければならない経費管理上の問題のままです。

経費管理はますます複雑化しており、支出の自動化、可視性、制御を実現するデータ駆動型システムの必要性がこれまで以上に重要になっています。 AI ベースのシステムにより、組織は一貫して公平なアプローチを実装できるようになり、最終的には組織の効率性が向上し、従業員の満足度が高まり、財務チームの作業負荷が軽減されます。

明確で一貫性のある経費ポリシーを持つことは基本的な出発点ですが、経費管理への柔軟なアプローチをサポートするために適切な IT システムを導入することも同様に重要です。ポリシーをカスタマイズし、従業員にポリシーの変更を通知し、新しい経費請求に新しいポリシーを自動的に適用することは、組織が今日の職場環境と今後の課題を乗り越えるために不可欠です。