自動化プロジェクトの成功は、ビジネスとITの高度な連携にかかっています。

[[399107]]

ウー・ウェイ UiPath Greater China 社長

前回 UiPath Carnival に参加したときのことを振り返ると、Applied Materials の財務担当副社長の Junaid Ahmed 氏と IT 担当副社長の Ted Hanson 氏に感銘を受けました。彼らが語った自動化の成功事例は非常に模範的だったので、ここで共有する価値があります。

アプライド マテリアルズは、世界最大の半導体およびディスプレイ機器会社です。同社の財務部門はかつて困難な課題に直面していました。会社の事業が急成長し、財務部門は迅速にそのペースに追いつき、より多くのビジネス パートナー サポートと分析サポートを提供する必要がありました。そこで疑問になるのが、財源を大幅に増やさずにこの目標を達成するにはどうすればよいかということです。

彼らの解決策は、自動化プロジェクトを実装し、迅速に行動することです。この問題に対する従来のアプローチは、新しいテクノロジーとプロセスを段階的に導入する穏やかなものになるかもしれません。しかし、アプライド マテリアルズは、迅速かつ大規模なロボット プロセス オートメーション (RPA) を、財務部門で切望されている機能を短期的に強化するための重要な手段と見なすことで、この常識を打ち破りました。彼らは当初から、自動化がビジネスに及ぼす影響について包括的な調査と評価を実施し、このビジョンを実現するための戦略とロードマップを策定しました。スケーラブルで持続可能な自動化を実現するための鍵は、最初から最後までビジネスと IT の緊密な連携を実現することです。

アプライド マテリアルズはこの原則を忠実に守り、自動化の成功の規模とスピードで同業他社に感銘を与えました。

ビジネスとITを連携させる「トップダウン」戦略を採用する

Applied Materials は、ビジネスと IT の事前の調整の重要性を明確に認識し、自動化の取り組みを開始する前に完了した事前の Agile Finance 変革プロジェクトを通じて、それをベスト プラクティスとして導入しました。これには、CFO と CIO およびそれぞれのリーダーシップ チーム間の調整が含まれており、これは後に非常に重要であることが判明しました。

過去の経験に基づき、Applied Materials は財務担当者と IT 担当者で構成される新しい部門横断型チームを結成しました。彼らは、調整は最初から始めなければならないと信じています。そこで彼らはまずRPAテクノロジーに焦点を当て、主要なRPAベンダーの能力を評価しました。その後、他の金融機関数社を訪問し、RPAの実現可能性と有効性について現地調査を実施しました。

ビジネスと IT の連携は達成が難しいだけでなく、維持するのもさらに困難です。ビジネスと IT の連携を保つために、Ahmed はチームに次の 3 つのことを依頼しました。

全員がビジネス目標と戦略的ニーズを理解できるように、IT スタッフを早期に招待しました。特に、関連する知識と影響力を持つ IT 部門のリーダーを採用しました。

彼らはすぐに、IT 部門と財務部門の間に、特に IT インフラストラクチャ、セキュリティ、その他のプロセスの領域で RPA に関する知識のギャップがあることに気付きました。そのため、自社の盲点がどこにあるかを把握し、信頼できる実装パートナーや RPA プラットフォームプロバイダーを手配して問題を解決しようとします。

社内的には、RPA の実装を促進するために自動化プロジェクト チームに関連する経験をもたらし、財務と IT の間に強固な基盤を構築することに着手しました。

このようなビジネスと IT の調整メカニズムは、さまざまな部門で広く使用されています。これら 3 つの方法を通じて、IT 部門から幅広い協力を得ることができました。さらに、協力組織には、インフラストラクチャ チーム、アプリケーション チーム、ID 管理チーム、情報セキュリティ チーム、内部監査組織、法務部門、IT サービス プロバイダーのエコシステムが含まれます。

持続可能な開発を達成するために大きな一歩を踏み出す

持続可能性は当初から財務チームと IT チームの計画プロセスの一部となってきました。彼らは、持続可能な開発を達成する最善の方法は、早期段階で大規模に開発することであると発見しましたが、これは一部の伝統的な企業の理解とは異なります。そこで彼らは自動化機能の向上に向けた取り組みを強化しました。この積極的なアプローチでは、財務チームと IT チームが一歩下がって、RPA に本当にどのような影響を与えたいかを考える必要があります。この観点から、安定した持続可能な開発のための良好な基盤を築くことができます。

このプロジェクトは、財務部門が処理能力を迅速に増強する必要があったことから始まりました。したがって、規模の経済が達成されなければ、時間とお金の投資は意味をなさないことになります。

財務担当副社長である Ahmed 氏は、規模の拡大を目指すには、利用可能な自動化ソリューションを慎重に検討する必要があることに気づきました。彼らはその影響が大きいことを認識しているため、対応するソリューションを選択する際には細心の注意を払っています。アプリケーションシナリオを徹底的に詳細に調査した結果、最適なソリューションが選択されました。同時に、他の企業に対しては、自動化プラットフォームだけでなく、顧客サポート施設やパートナー エコシステムの成熟度にも注目することを特に推奨しています。実装パートナーの選び方については、経験豊富なパートナーを選ぶ必要があるとアハメド氏は考えています。

全体的な視点は IT 部門にも役立ちます。ハンソン氏は、ビッグモーメントのアプローチでは、IT 部門は必要な自動化インフラストラクチャ、開発およびサポート プロセス、制御、拡張性、パフォーマンスについて総合的に考える必要があると述べました。

IT 部門の経験では、RPA に導入されるアプリケーションやプロセスが増えるにつれて、視野が狭いと、インフラストラクチャの増分とプロセス変更の混乱を招き、複数の反復サイクルが発生する可能性があります。たとえば、SAP のみに焦点を当てた短期的なアプローチでは、電子メールや Microsoft SharePoint などの他のアプリケーションで考慮される重要な基礎が見落とされる可能性があります。いずれにせよ、視野が広ければ広いほど、戦略と戦術の全体的な成功を達成しやすくなります。

スピード第一、標準化第二

自動化を導入する企業は、多くの場合、ビジネス プロセスを最初に標準化してから自動化するか、それとも最初にビジネス プロセスを自動化するかという、一見明らかな選択に直面します。しかし、アプライド マテリアルズは独自の第 3 の道を見つけました。

Applied Materials の選択は、自動化を通じて標準化を推進することです。大企業にとって、プロセスを標準化することは複雑で時間がかかるため困難です。たとえそれが重要で、誰かがそれを強く必要としているとしても、それを完了する時間を持つ人は実際には誰もいません。

Applied Materials は、まず特定のユースケースに関係するすべての関係者を特定し、関係者にプロセスを直接自動化すると同時に、これが標準化の機会でもあることを伝えました。その代わりに、アプライド マテリアルズは自動化を提供します。こうすることで、たとえば 3 つのチームに対して 3 回自動化するのではなく、関係者に標準化を促すことができます。標準化が完了すると、3 つのチームは、以前は標準化されていなかった 3 つのプロセスを 1 回だけ自動化すればよくなったため、はるかに迅速に自動化できるようになりました。

アハメド氏はスピードを優先することの重要性を強調した。標準化は非常に役立ちますが、それを自動化の前提条件にすると大きなリスクを伴います。この障壁を設けると、実行が困難になり、RPA プロジェクトを成功させるために必要な勢いが鈍化します。

利益に焦点を当て、開発の勢いを維持する

RPA の実装を提案し、最初の一連のソフトウェア ロボットを導入するタイミングは、会社または部門が RPA に最も関心を持っているときであるべきです。そうなると難しいのは、初期の興奮が去った後、この勢いをいかに維持するか、あるいはさらに加速させるかということだ。 Applied Materials は、自動化への推進力を高める最善の方法は、影響力のある利害関係者に具体的なメリットを示すことだということに気づきました。

アプライド マテリアルズは、人々がメリットを理解した場合にのみ参加する、という基本原則に従っています。そのため、初期段階で大きなメリットをもたらす価値の高いユースケースを選択することに特に重点を置いています。彼らは、初期のユースケースが自動化プロジェクトの残りの部分の方向性を決定することを知っています。

これらの初期の高価値ユースケースは、意図した効果を達成しました。 RPA チームには、データを取得し、自動化されたトランザクションの数と節約された時間を追跡するためのメトリックとダッシュボードを生成するプロセスが用意されています。これらの指標は、RPA の価値の証拠となります。この証拠は、財務部門内で大きな注目を集め、他の部門でも強い関心を呼び起こしました。

ビジネスとITの連携がRPAイニシアチブの強固な基盤を築く

ビジネスと IT の連携が重要です。自動化プロジェクト中、Applied Materials はコスト削減と成果の両方を達成することを望んでいましたが、これは一見不可能な目標のように思えますが、適切なアプローチをとったため、最終的には成功しました。

アプライドマテリアルズの経験は、伝統的な考え方を打ち破るという点で、我が国の企業にとって非常に参考になるものです。従来の企業は慎重にゆっくりと動く傾向がありますが、完全に自動化された企業になるには、より大胆に、より高い目標を設定する必要があります。 Applied Materials のような企業にとって、これはより迅速に行動し、規模を拡大し、持続可能性戦略を最優先にすることを意味します。