AI が会議をよりクリエイティブにする 5 つの方法

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人工知能について考えるとき、まず頭に浮かぶのは人間とのコミュニケーション、特に非常に遅い自動応答機やチャットボットかもしれません。しかし、AI を効果的に使用すれば、このテクノロジーはより優れた、より創造的なコラボレーションを促進する大きな可能性を秘めています。

AI が職場のコラボレーション テクノロジーにさらに深く組み込まれるようになると、会議のメモを取ったりスケジュールを立てたりといった、かつては日常的な作業だったものを創造的な成果物に変えることができるようになります。 AI の活用により、数年前には不可能だったオフィス環境のまったく新しい世界が生まれるでしょう。

ここでは、AI を活用して創造的な会議を促進し、人々が有益な知識と経験を得られる場にする 5 つの方法を紹介します。

1. 自動メモ機能によりブレインストーミングをフルスピードで進めることができます

会議の議事録作成を担当するスタッフにとって、会議中に、発言者の話に追いつく速度でメモを取ることは難しいと感じることがよくあります。そして、会議が終わると、メモを取るのに疲れて、会議の詳細どころか、会議の内容すらほとんど思い出せないかもしれません。

会議を正確かつ自動的に記録することは、会議参加者が会議のトピックに真に集中できるように AI が支援できる最も簡単な方法の 1 つかもしれません。

さらに、人工知能を活用することで、会議のスピーチから重要なキーワードや革新的なアイデアを検索できるため、参加者は会議後にすべての詳細やアイデアを完全に理解でき、メモを取ることなくプロセス全体に参加できるため、活発で自由な会議となり、アイデアの交換が促進されます。

2. AIによるプロジェクトと議題の更新により、会議後に特定の詳細を思い出すのに手間取らない

AI テクノロジーはルールベースの意思決定応答に基づいて構築されており、特定のキーワードを認識するように教えることができます。主催者が重要な言葉を発すると、AI はそれらの言葉を認識して応答することができます。つまり、AI はアクションを実行する能力があり、これは会議のメモを提供するよりも複雑なタスクです。

AI は、アクション項目に加えて、期限の追跡にも役立ち、期限が近づいたときにリマインダーを送信することもできます (計画どおりの場合)。 AI は会議の最も重要な部分を記録し、後で出席者と共有できるため、意図や必要なフォローアップ アクションが忘れられることはありません。

3. 非言語的な手がかりを自動的に捉えて、良いアイデアが浮かんだときに相手に知らせる

会議に出席するよう人々にリマインダーを送るには、グループ メッセージまたは電子メールを使用する方が適しています。 「うまくいかない会議」はよくありますが、組織のチームに重要な洞察を提供したり、重要な取引を成立させたり、マネージャー、従業員、顧客との関係構築で画期的な成果を達成したりするなど、本当に大きな影響を与える会議もあります。

たとえば、LogMeIn のコミュニケーションおよびコラボレーション部門の会議では、会議で提示された革新的なアイデアにすべての参加者が強く反応し、参加と情報共有が最高レベルに達しました。これらの瞬間を最大限に活用できれば、チームの潜在能力を最大限に発揮でき、最も重要な目標の達成に向けて劇的な発展を促すことができます。課題は、これらの事例を特定して活用し、今後の会議の間や会議中のエンゲージメントと生産性を最大化することです。

AI は、表情、うなずき、笑いといった非言語的な手がかりを通じてこれらの瞬間を認識することが多いため、これらの瞬間をより簡単に識別して記録できるようになります。これらの瞬間やその他の反応は、メモを取る人によって正確に記録されない可能性があります。 AI を活用することで、こうした瞬間をそのまま保存し、後で簡単に識別できるようにして、優れたアイデアが誤解されたり見逃されたりすることを防ぐことができます。

4. 全体的な効率性を向上させることで、会議が長引いたり、人々の創造性が失われたりするのを防ぐことができます。

誰しも、会議がいつまでも長引いたり、小声で話し合ったりする経験をしたことがあるでしょう。これは、参加者が会議に注意を払っておらず、メモ帳に落書きをしたり、ノートパソコンで作業したり、すでに話し合われたトピックを持ち出したりしているときに発生します。

しかし、AI によってスケジュールや出席といった会議の日常的な側面が排除されれば、出席者は AI テクノロジーがこれらすべてを後で参照できるように記録し、自由な意見交換に移行できるので、管理タスクやハウスキーピング項目を迅速に完了できます。頻繁に行われ、必ずしも重要なブレインストーミングを必要としない定型的な会議では、AI によってより効率的で簡潔な会議が促進され、参加者は会議の内容にすぐに参加できるようになり、会議の生産性が向上して、より刺激的な仕事に取り組むことができるようになります。

5. AIが日常的な会議タスクを処理すると、より個人的なやり取りが可能になり、コラボレーションにすべての注意を集中できるようになります。

会議の参加者が会議の内容に集中すればするほど、より良いアイデアや創造的な問題解決策が生まれ、調和のとれたチーム関係が構築されます。参加者は会議でオープンにコミュニケーションを取り、より効果的に機能できるチームを作ります。

つまり、AI は人々のコラボレーション方法を改善するのです。会議管理の反復性と冗長性を排除することで、人々はより少ない制約で仕事をすることができます。長期的には、メモの作成、アクション項目、議題、リマインダーなど、必要だが価値の低いタスクを AI アシスタントに処理させます。参加者がこれらのタスクについて心配する必要がなくなると、すべての会議から何かを得ることができます。